VAN LOES “JE MAAKT DE CIRKEL ROND” Na Loes volgden de ‘geheimen’ van Nico, Klaas en Henk. De ‘geheimen’ zijn onderdeel van het bredere project SAVE (Snel Aftappen Vertrekkende Expertise), een offboardingsplatform dat zich niet alleen richt op pensionering maar ook op collega’s die intern doorstromen of extern een andere functie gaan vervullen. “Met SAVE willen we de succesvolle werkwijze van vertrekkende collega’s doorgronden. Ook is het complimenteus en eervol voor degene die vertrekt. Hij of zij laat een footprint achter binnen de organisatie. Anderzijds is deze input ook goed te gebruiken voor het recruitment- en aannamebeleid. Door SAVE komt naar voren welke eigenschappen wenselijk zijn voor bepaalde functies. Met die kennis in het achterhoofd wordt vervolgens een opvolger gezocht binnen of buiten de organisatie. Feitelijk maak je de cirkel rond. Van onboarding tot offboarding”, zegt Hester van Breda, TriamFloat-collega die het project overnam van Anoukh. ONDERGESCHOVEN KINDJE Rachelle van Daalen, bij ProRail projectleider bij HR op het gebied van leren en ontwikkelen: “Offboarden is een belangrijk onderdeel van de employeejourney. Eigenlijk is het altijd een ondergeschoven kindje geweest. En dat is best gek als je ziet hoeveel grote concerns als ProRail investeren in het aannemen en klaarstomen van nieuwe mensen. Er valt zoveel te leren van mensen die vertrekken. Daar besteden we steeds meer aandacht aan.” Rachelle legt uit dat SAVE echt iets anders is dan de traditionele ‘exitgesprekken’. “Die zijn vaak op het proces gericht. Bij SAVE gaat het erom wat we kunnen leren van degene die vertrekt. Ook gaat het om borgen van kennis. Het verschaft ons input om de start van de opvolger zo goed mogelijk voor te bereiden. Met SAVE maken nieuwkomers een efficiëntere start en ze zijn sneller inzetbaar. Ook voorkomen we dat ze in bepaalde valkuilen stappen.” EMOTIONELE GESPREKKEN Is de input die vertrekkers achterlaten niet simpelweg te vergaren door een vragenlijst voor te leggen? Rachelle: “Dat is een koude aanpak die veel minder zou opleveren. Het gaat vaak om collega’s die met hart en ziel voor ProRail gewerkt hebben. Vaak vele tientallen jaren. Door ze hun verhaal te laten vertellen, komt er veel meer naar boven. Het zijn hele persoonlijke gesprekken. Vaak ook emotioneel. Daarom ook hebben we TriamFloat gevraagd om ervaren senior onderwijskundigen in te zetten. Dit kun je een starter niet laten doen. Mensen als Anoukh en Hester beschikken over de kwaliteiten die nodig zijn om zulke gesprekken te voeren. Het is veel meer dan even zakelijk uithoren. Het gaat een dimensie dieper.” ProRail ziet SAVE ook als investering in de vertrekkende collega. “Het is een warme manier van afscheid nemen. Gezien hun jarenlange toewijding verdienen ze het ook. Ze hebben echt hart voor de zaak. Ze willen dat het de organisatie goed gaat. Ook al is ProRail nog zo groot; voor hen voelt het als een familiebedrijf. Vertrekken is dan ook een soort rouwproces. Als HR willen we het vertrek zo goed mogelijk laten verlopen. Het is de kunst om het zo te doen dat iemand er ook mentaal goed doorheen komt. Door SAVE is de kans groter dat collega’s met trots en een fijn gevoel ProRail verlaten. Het is veel meer dan een speech en een bloemetje.” LEERCIRKELS “Als ProRail slagen we er steeds beter in om goed afscheid te nemen van collega’s. Het is belangrijk dat wij als bedrijf leren van het verleden. En dat geldt niet alleen voor mensen maar ook bij het afronden van projecten. Het zijn leercirkels die normaal moeten worden.” ProRail is een bedrijf waar het personeelsverloop opmerkelijk laag is. De band met het bedrijf is vaak hecht. Het gevolg is wel dat er ook veel oudere collega’s zijn. ProRail staat voor een decennium waarin het bedrijf meer dan ooit afscheid gaat nemen van collega’s. “Ook binnen die context is offboarden relevant. SAVE krijgt steeds meer aandacht. HR staat op scherp om meer bij te dragen aan dat laatste stukje loopbaan en het doet ertoe. Dat is ook echt iets van deze tijd. Je mag het niet negeren.” HOELANG DOORGAAN? “Met SAVE kunnen we nog jaren doorgaan. Zolang het energie geeft en het als nuttig ervaren wordt aan beide kanten. Steeds meer managers in onze organisatie ontdekken de waarde ervan. De vorm van SAVE kan veranderen. Elke keer opnieuw bekijken we hoe er geSAVEd moet worden. Zo gaat er binnenkort een clubje van 5 collega’s tegelijk met pensioen. Dan ligt het voor de hand om niet 5 individuele gesprekken te voeren maar een andere vorm te kiezen. Ook dat bespreken we dan met TriamFloat.” l 39