"Bij de implementatie van een academie is het belangrijk om mee te bewegen met de praktijk"

Marieke Megens is L&D Consultant bij TriamFloat en vertelt in de kennissessie Master aan het woord over Academie implementatie. Dit doet ze aan de hand van haar huidige opdrachten als Implementatiemanager bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) en als L&D Adviseur bij Schiphol. “Het ontwerpen en implementeren van een Academie is altijd maatwerk, er is geen standaardmodel. Wel zijn er belangrijke elementen die altijd van belang zijn, zoals structuur, het hebben van een doel en laten zien wat je doet.”

Eerst wat achtergrond: je werkt al bijna 20 jaar bij TriamFloat, wat heb je zoal gedaan?
Lacht: “Best veel! Ik heb voor ruim 30 opdrachtgevers als L&D Consultant gewerkt. De precieze invulling en je positie hierin verschilt per opdracht. Je speelt altijd in op wat de opdrachtgever precies nodig heeft en hoe je de meeste meerwaarde kunt bieden. Het bevalt me goed om dit als externe te doen, je hebt namelijk een iets andere positie dan wanneer je intern adviseur zou zijn. Mensen staan meer open voor je en luisteren met ‘een ander oor’ naar je.”

Je werkt nu op twee opdrachten tegelijk, bij Schiphol en de IND. Wat doe je precies bij Schiphol?
“Ik werk in het L&D team, dat toevallig wordt geleid door een oud-collega van TriamFloat. Zij is eindverantwoordelijk, ik heb meer de rol van sparringpartner. Dit houdt in dat ik onder andere meedenk over hoe we de L&D afdeling opzetten: wat is er voor nodig, wat voor soort mensen zet je in en wat moeten ze doen? Ik ben hier twee jaar geleden gestart en heb dus de impact van de coronacrisis van dichtbij meegemaakt. Professioneel is dit super interessant: het leidde tot een grote reorganisatie, maar gaf ook een mooie kans voor onze L&D afdeling om de plannen goed uit te werken – Building Back Better noemen we dit intern. Het cliché is dan ook zeker waar: Never waste a good crisis.”

Bij de IND ben je een academie aan het implementeren. Hoe pak je dit aan?
“Bij de IND ben ik eindverantwoordelijk voor het onderdeel Academie, binnen de grotere arbeidsmarktstrategie. We zijn begonnen met ontwerpen: wat is de academie, wanneer is het klaar, hoe ziet het eruit als het ‘af’ is? Een belangrijk verschil tussen een academie en een ‘gewone’ afdeling Opleidingen is dat je als academie altijd focust op het bijdragen aan de strategie van de organisatie. Je kijkt dus niet alleen naar hoe werknemers hun functie goed kunnen uitvoeren, maar start altijd met hoe je het doel van de organisatie kunt ondersteunen. We hebben hiervoor vijf pijlers opgesteld die zorgen voor structuur. Dit is in januari goedgekeurd door de directie en we zijn nu bezig met de implementatieplannen.”

Welke pijlers gebruik je bij de Academie en hoe zorgt dit voor structuur?
“De vijf pijlers zijn Eén loket, Actueel aanbod, Afdeling met focus, Centrale locatie en Digitalisering & data. Hier hebben we projectteams voor ingericht en we zijn vier faculteiten aan het opzetten. Het totale team bestaat uit 28 FTE – wat in de praktijk inhoudt dat er 50 man betrokken is. De gemeenschappelijke taal van de pijlers en de focus in de faculteiten verbindt deze mensen: ze weten bij welk onderdeel ze horen en begrijpen wat de kaders en scope zijn. Voorheen deed iedereen álles, waardoor ze bijna als kip zonder kop rondrenden in de drukte. Door de structuur en een duidelijk doel hebben ze nu goed inzicht in wat ze doen, waarom ze het doen en wat het concreet oplevert.”

Hoe zorg je dat de plannen worden gedragen door de organisatie?
“De grootste uitdaging is om mensen zo goed mogelijk te blijven meenemen in de plannen en waar je staat. Daarom houden we ‘Be good and tell it’ aan zodat iedereen de voortgang ziet. Onze Communicatiemanager is hiervoor bezig met ‘wat vertel je aan wie, wanneer en op welke manier’, om zo het fundament van onderaf op te bouwen. Het Miro-board helpt ook in het enthousiasme. Dit is een online tool om samen te werken aan projecten. Je ziet live dat anderen bezig zijn en wat er allemaal al gedaan is, wat enorm inspireert. Daarnaast helpt Agile werken bij het creëren van draagvlak.”

Hoe zet je Agile werken in voor de implementatie?
“We gebruiken de krenten uit de pap van Agile werken om een sfeer neer te zetten van ‘gewoon beginnen’ en dat fouten maken oké is. Elke week doen we daarom een stand-up met de projectleiders om te vertellen wat we hebben gedaan en welke belemmeringen er zijn voor vervolgstappen. Na drie weken doen we een demo – nu online, waardoor iedereen makkelijk kan aanhaken – waar iedere faculteit en iedere pijler laat zien hoe het ervoor staat. Een plan kan nog zo fantastisch zijn, de praktijk is altijd weerbarstiger. Daarom zoeken we continu de middenweg tussen het Agile ‘just do it’ en het maken van plannen en inrichten van governance. Het is dan zaak om niet het plan weg te gooien, maar mee te bewegen en bij te sturen waar nodig.”